|
|
@@ -0,0 +1,561 @@
|
|
|
+# Основные процессы управления проектом. Средства управления проектами
|
|
|
+
|
|
|
+[link]: https://works.doklad.ru/view/j3XBnQhNTYc/all.html
|
|
|
+
|
|
|
+## Основные понятия и процессы управления проектами
|
|
|
+
|
|
|
+В мире уже давно признано, что управление проектами — особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В существуют стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.
|
|
|
+
|
|
|
+В нашей стране не все и не всегда правильно понимают предмет управления проектами, часто путая управление проектами с составлением бизнес-планов. В этой статье мы попытаемся кратко охарактеризовать предмет и сущность управления проектами, основываясь на признанных в мире стандартах этой дисциплины, но с учетом принятых у нас подходов и методов.
|
|
|
+
|
|
|
+Управление проектами дает ощутимые результаты во всех областях приложений, чем и объясняется растущая популярность этой технологии. Для руководителей информационных служб она представляет интерес и как технология, которую полезно внедрить на своих предприятиях, и как средство управления собственными проектами, к которым можно отнести и разработку программного обеспечения, и внедрение тех или иных информационных систем, и прочие изменения, носящие уникальный характер и временные по своей природе.
|
|
|
+
|
|
|
+### Сущность управления проектами
|
|
|
+
|
|
|
+Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.
|
|
|
+
|
|
|
+«Временное» означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.
|
|
|
+
|
|
|
+Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+В качестве примеров проектов можно привести строительство, разработку любой новой продукции, проведение ремонтных работ, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.
|
|
|
+
|
|
|
+Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить этим требованиям и ожиданиям, необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.
|
|
|
+
|
|
|
+Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).
|
|
|
+
|
|
|
+Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.
|
|
|
+
|
|
|
+Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.
|
|
|
+
|
|
|
+Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.
|
|
|
+
|
|
|
+Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.
|
|
|
+
|
|
|
+### Процессы управления проектами
|
|
|
+
|
|
|
+Управление проектами — интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта — часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.
|
|
|
+
|
|
|
+Проект состоит из процессов. Процесс — это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:
|
|
|
+
|
|
|
+-процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
|
|
|
+- процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.
|
|
|
+
|
|
|
+В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
|
|
|
+
|
|
|
+Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
|
|
|
+
|
|
|
+- процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
|
|
|
+- процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
|
|
|
+- процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
|
|
|
+- процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
|
|
|
+- процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
|
|
|
+- процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 1. Наложение групп процессов в фазе
|
|
|
+
|
|
|
+Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как показано на рис. 1.
|
|
|
+Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами — результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. Эти взаимосвязи проиллюстрированы на рис. 2.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 2. Взаимосвязи групп процессов управления проектами в фазе
|
|
|
+
|
|
|
+И наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
|
|
|
+
|
|
|
+В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.
|
|
|
+
|
|
|
+Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.
|
|
|
+
|
|
|
+### Взаимосвязи процессов
|
|
|
+
|
|
|
+**Процессы инициации**
|
|
|
+
|
|
|
+Инициация включает единственный подпроцесс — авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+**Процессы планирования**
|
|
|
+
|
|
|
+Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами — это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
|
|
|
+
|
|
|
+Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+- Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
|
|
|
+- Цели проекта — это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 3. Взаимосвязи процессов планирования
|
|
|
+
|
|
|
+В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта — это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.
|
|
|
+
|
|
|
+Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта:
|
|
|
+
|
|
|
+- планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;
|
|
|
+- планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
|
|
|
+- назначение персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
|
|
|
+- планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
|
|
|
+- идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
|
|
|
+оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
|
|
|
+- разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
|
|
|
+- планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
|
|
|
+- подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
|
|
|
+
|
|
|
+Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+**Процессы исполнения и контроля**
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 4. Взаимосвязи процессов исполнения
|
|
|
+
|
|
|
+Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Как и в планировании, процессы исполнения (рис. 4) можно подразделить на основные и вспомогательные.
|
|
|
+
|
|
|
+К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Среди вспомогательных процессов отметим:
|
|
|
+
|
|
|
+- учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
|
|
|
+- подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
|
|
|
+- подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;
|
|
|
+- выбор поставщиков — оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
|
|
|
+- контроль контрактов — контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
|
|
|
+- развитие команды проекта — повышение квалификации участников команды проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+**Процессы анализа**
|
|
|
+
|
|
|
+Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 5. Взаимосвязи процессов анализа
|
|
|
+
|
|
|
+Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
|
|
|
+
|
|
|
+Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
|
|
|
+
|
|
|
+К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
|
|
|
+
|
|
|
+- анализ сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
|
|
|
+- анализ стоимости — определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
|
|
|
+- анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
|
|
|
+- подтверждение целей — процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).
|
|
|
+
|
|
|
+Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
|
|
|
+
|
|
|
+- оценку исполнения — анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
|
|
|
+- анализ ресурсов — определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.
|
|
|
+
|
|
|
+В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).
|
|
|
+
|
|
|
+В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.
|
|
|
+
|
|
|
+**Процессы управления**
|
|
|
+
|
|
|
+Управление исполнением проекта — это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению — доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 6. Взаимосвязи процессов управления
|
|
|
+
|
|
|
+Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта. Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа (рис. 6).
|
|
|
+
|
|
|
+К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:
|
|
|
+
|
|
|
+- общее управление изменениями — определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
|
|
|
+- управление ресурсами — внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
|
|
|
+- управление целями — корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
|
|
|
+- управление качеством — разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.
|
|
|
+
|
|
|
+Среди вспомогательных процессов управления отметим:
|
|
|
+
|
|
|
+- управление рисками — реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
|
|
|
+- управление контрактами — координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.
|
|
|
+
|
|
|
+**Процессы завершения**
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7. Взаимосвязи процессов завершения
|
|
|
+
|
|
|
+Завершение проекта сопровождается следующими процессами (рис. 7):
|
|
|
+- закрытие контрактов — завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;
|
|
|
+- административное завершение — подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их интеграция составляют сущность управления проектами. Обратите внимание, что все перечисленные процессы приложимы к проектам любой природы — и к строительным, и к информационным, и к любым другим. Однако имеются и существенные отличия в управлении проектами различных типов. Следует также отметить, что успешное внедрение системы управления проектами связано с определенной организационной перестройкой и с внедрением специализированных программных средств.
|
|
|
+
|
|
|
+## Средства автоматизации управления проектами
|
|
|
+
|
|
|
+[1]: http://www.dialektika.com/PDF/5-8459-0538-9/part.pdf
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+[2]: https://www.intuit.ru/studies/courses/2194/272/info
|
|
|
+
|
|
|
+[3]: https://www.intuit.ru/studies/courses/2194/272/lecture/27353
|
|
|
+
|
|
|
+### Интеграционный подход
|
|
|
+
|
|
|
+В контур управления проектом могут вовлекаться кроме системы календарно-ресурсного планирования (которая традиционно рассматривается как основа автоматизации управления проектами) еще и целый ряд других информационных систем, эксплуатирующихся на предприятии, которые могли бы использоваться при решении тех или иных задач управления проектом, - от статистических пакетов до систем финансового планирования и ERP-систем.
|
|
|
+
|
|
|
+В организационной области интеграционный подход выражается в необходимости формирования управленческих структур, лежащих над штатным расписанием (руководящий комитет, группа управления, рабочая группа), и организационно-распорядительных документов, описывающих сквозные процессы, затрагивающие не только персонал проекта, но и постоянные структурные подразделения предприятия (ресурсные подразделения, финансовая служба, служба логистики, служба безопасности и т. д.).
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. Процесс формирования команды проекта
|
|
|
+
|
|
|
+В ИТ-области интеграционный подход выражается в необходимости создания контура взаимосвязанных продуктов, в котором СУП связывается с другими системами предприятия информационными и пользовательскими интерфейсами.
|
|
|
+
|
|
|
+В обеих областях решения чаще всего не являются универсальными и разрабатываются под требования конкретных заказчиков.
|
|
|
+
|
|
|
+### Основные направления автоматизации
|
|
|
+
|
|
|
+Выделим два основных направления - автоматизация стандарта управления проектами и автоматизация функций управления проектами.
|
|
|
+
|
|
|
+**Автоматизация стандарта управления** проектами может быть обеспечена средствами таких информационных технологий, как, например, система управления документами в документарной части стандарта или система управления деловыми процессами в процедурной части стандарта.
|
|
|
+
|
|
|
+Стандарт управления проектами предприятия представляет собой совокупность документов, объясняющих или предписывающих, как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами.
|
|
|
+
|
|
|
+Одним из перспективных подходов является организация стандарта как базы знаний, которая обеспечивает все необходимые сервисы по обновлению и поиску документов, по организации взаимосвязей между документами, перекрестных ссылок и т. д. необходимости коллективной работы, в которую вовлекаются не только проектная группа, но и постоянные подразделения предприятия (ресурсные, функциональные, специализированные и т. д.).
|
|
|
+
|
|
|
+В стандарте могут быть явно или неявно заложены требования к **автоматизации функций управления проектами**.
|
|
|
+
|
|
|
+К основным областям деятельности по управлению проектами, подлежащим в той или иной степени автоматизации относятся:
|
|
|
+
|
|
|
+- собственно управление проектами, которое в узком смысле обычно понимается как календарно -ресурсное планирование;
|
|
|
+- формирование и ведение бюджета проекта;
|
|
|
+- управление документами - как управленческими, так и являющимися результатами выполнения проекта;
|
|
|
+- управление деловыми процессами в проектах, включая процессы согласования документов.
|
|
|
+
|
|
|
+Отметим, что два последних пункта в данном случае относятся не к документам и процедурам стандарта, а к управленческим и содержательным документам конкретных проектов и организации коллективной работы с этими документами.
|
|
|
+
|
|
|
+### Календарно-ресурсное и финансовое планирование
|
|
|
+
|
|
|
+В части календарно-ресурсного планирования СУП должна обеспечить следующие возможности:
|
|
|
+
|
|
|
+- формирование структуры декомпозиции работ (WBS-структуры) требуемой степени детализации;
|
|
|
+- формирование календарного плана, содержащего продолжительность работ, их объем и стоимости, ограничения на даты начала и окончания, а также технологические зависимости между работами;
|
|
|
+- формирование ограничений по проекту, определяющих перечень трудовых ресурсов, которые предполагается использовать в проекте с указанием доступного количества в определенное время;
|
|
|
+- формирование детального плана работ, в котором работам назначены ресурсы - трудозатраты и материально-технические ресурсы;
|
|
|
+- построение отчетов о состоянии проекта, в том числе с использованием различных аналитик.
|
|
|
+
|
|
|
+В части финансового планирования СУП должна обеспечить следующие возможности:
|
|
|
+
|
|
|
+- планирование и учет финансовых потоков, включая расчеты с заказчиком и субподрядчиками;
|
|
|
+- формирование заданий исполнителям и учет реально затраченного времени;
|
|
|
+- учет непроектного и нерабочего времени, отпусков и больничных листов;
|
|
|
+- учет командировочных и административных расходов.
|
|
|
+
|
|
|
+### Управление проектами в смежных областях
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.2. Универсальная архитектура программных средств СУП
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.3. Процедура согласования документов и приемки работ
|
|
|
+
|
|
|
+### Управление документами и деловыми процессами
|
|
|
+
|
|
|
+В проектах большое значение имеют не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между документами (EDMS-функции).
|
|
|
+
|
|
|
+Может быть, даже большее значение приобретают функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения (workflow-функции).
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.4. Функциональные компоненты СУП
|
|
|
+
|
|
|
+#### Управление документами
|
|
|
+
|
|
|
+Управление документами реализуется с использованием базовой функциональности промышленных пакетов (Docs Open, Documentum).
|
|
|
+
|
|
|
+#### Управление деловыми процессами
|
|
|
+
|
|
|
+Функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).
|
|
|
+
|
|
|
+#### Расширение функциональности
|
|
|
+
|
|
|
+Среди наиболее важных возможностей отметим следующие:
|
|
|
+
|
|
|
+- наличие единой точки доступа ко всей информации, относящейся к проектам;
|
|
|
+- создание новых документов с автоматическим связыванием их с конкретным фрагментом проекта (работой, узлом WBS) или с проектом в целом;
|
|
|
+- переход к работе с документами непосредственно из среды календарно-ресурсного планирования, и наоборот;
|
|
|
+- инициирование процесса прохождения (исполнения) документа, получение отметок об исполнении, согласовании, ознакомлении или отклонении документа;
|
|
|
+- контроль состояния документа в процессе прохождения им определенного бизнес-процесса, связанного с управлением проектом (например, согласование и приемка работ).
|
|
|
+
|
|
|
+#### Оpen Plan - профессиональная система управления проектами
|
|
|
+
|
|
|
+- Расширенные возможности управления ресурсами
|
|
|
+
|
|
|
+ Средства ресурсного планирования Оpen Plan позволяют управлять всеми видами ресурсов: людьми, оборудованием, материалами, финансами.
|
|
|
+
|
|
|
+ Гибкость работы со всеми видами ресурсов достигается за счет:
|
|
|
+
|
|
|
+ - возможности создания иерархической структуры ресурсов;
|
|
|
+ - назначения им квалификации;
|
|
|
+ - описания изменений доступности и стоимости во времени;
|
|
|
+ - автоматического поиска ресурса, оптимального с точки зрения загрузки, для назначения на задачу по указанному пользователем требованию.
|
|
|
+
|
|
|
+- Анализ рисков
|
|
|
+
|
|
|
+ Встроенные в Оpen Plan аналитические инструменты, базирующиеся на методе Monte Carlo, позволяют определить возможные риски в оценке срока завершения отдельных работ, целых этапов и всего проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+- Мультипроектный анализ
|
|
|
+
|
|
|
+ Стандартные средства Оpen Plan позволяют интегрировать независимые проекты, предоставляя возможность управления ресурсами и финансами с учетом приоритетности проектов, проводимых предприятием, и получению консолидированной отчетности.
|
|
|
+
|
|
|
+ Возможно частичное или полное резервирование ресурсов под конкретный проект.
|
|
|
+
|
|
|
+- Гибкость и многогранность
|
|
|
+
|
|
|
+ В Оpen Plan предусмотрены механизмы вывода информации в виде диаграмм, таблиц, гистограмм, S-кривых и т.д.
|
|
|
+
|
|
|
+ Однажды разработанные шаблоны представлений сохраняются и могут быть подключены к любому проекту.
|
|
|
+
|
|
|
+- Открытая архитектура
|
|
|
+
|
|
|
+ Выбор формата хранения данных по проекту зависит от пользователя.
|
|
|
+
|
|
|
+ Допустимыми являются собственный формат Оpen Plan, а также форматы Oracle, MS SQL Server, Sybase, xBase.
|
|
|
+
|
|
|
+- Оптимальная реализация распределенной системы управления в компании - две версии системы - Professional - Desktop
|
|
|
+
|
|
|
+ И профессиональная, и настольная версия системы включают в себя полный комплект функций по управлению проектами.
|
|
|
+
|
|
|
+ Совместное использование профессиональной и "облегченной" версий системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость решения.
|
|
|
+
|
|
|
+### Планирование и контроль проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+#### Средства создания модели проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Оpen Plan поддерживает следующие структурные модели проекта:
|
|
|
+
|
|
|
+- Сетевая модель проекта (иерархическая система сетевых моделей проекта) с заданной степенью детализации работ;
|
|
|
+- Структурная декомпозиция работ;
|
|
|
+- Дерево ресурсов;
|
|
|
+- Иерархические календари;
|
|
|
+- Иерархическая система кодирования работ для получения отчетов по модели проекта в нужных разрезах - по фазам жизненного цикла, по ответственным, .по статьям затрат, по географическому признаку и т.д.
|
|
|
+
|
|
|
+##### Сетевая модель
|
|
|
+
|
|
|
+Менеджер имеет возможность формировать неограниченное число уровней иерархии проекта, перемещать задачи внутри иерархического уровня, вставлять новые задачи на любой уровень.
|
|
|
+
|
|
|
+Сетевая модель проекта отображается в форматах:
|
|
|
+
|
|
|
+- Диаграмма Гантта. Существует возможность настраивать количество и свойства колонок, создавать вычисляемые поля, накладывать существующие и генерировать новые фильтры, настраивать параметры визуализации графической части - подробность временного масштаба, цвета отрезков для работ, удовлетворяющих различным критериям.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.5. Окно Диаграммы Гантта в Оpen Plan
|
|
|
+
|
|
|
+- PERT-диаграмма (сетевая диаграмма).
|
|
|
+
|
|
|
+Предусмотрены такие операции, как:
|
|
|
+
|
|
|
+- изменение формы блока;
|
|
|
+- визуальное выделение работ, отвечающих заданному критерию;
|
|
|
+- маркирование начатых или полностью выполненных работ;
|
|
|
+- выбор полей для блока работы на сетевой диаграмме.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.6. Окно Сетевой диаграммы в Оpen Plan
|
|
|
+
|
|
|
+При планировании работ возможно задавать различные настраиваемые характеристики работ.
|
|
|
+
|
|
|
+### Иерархическая структура календарей
|
|
|
+
|
|
|
+В Оpen Plan иерархическая структура календарей позволяет построить систему шаблонов рабочего времени с учетом наследования календарем-потомком свойств родителя.
|
|
|
+
|
|
|
+При помощи свойств наследования календарей можно построить, например, следующую систему рабочего времени: основной календарь - календарь всей компании, потомки основного календаря - календари департаментов, то есть в них учитываются изменения в рабочем времени, принятые на уровне всей компании.
|
|
|
+
|
|
|
+### Иерархическая система кодов работ
|
|
|
+
|
|
|
+Дополнительным средством структуризации в Оpen Plan является универсальная система кодов.
|
|
|
+
|
|
|
+Благодаря назначению кодов различным элементам проекта на основании заданной иерархической структуры кодов достигается суммирование данных соответствующего уровня для получения отчетов, отражающих информацию в желаемом разрезе.
|
|
|
+
|
|
|
+Разработанная иерархическая структура кодов сохраняется в специальном файле и может быть использована для других проектов.
|
|
|
+
|
|
|
+В качестве примера можно рассмотреть описание структуры затрат на проект с помощью кодов.
|
|
|
+
|
|
|
+Предположим, что в организации приняты два вида затрат: внутренние и внешние (оплата работ Системного интегратора).
|
|
|
+
|
|
|
+Системный интегратор разбивает затраты по статьям: прямые поставки, собственные услуги и работы внешних консультантов.
|
|
|
+
|
|
|
+Структуру затрат, таким образом, можно представить в виде следующей иерархической структуры.
|
|
|
+
|
|
|
+В верхней части прямоугольника представлены коды, а в нижней - описание.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+## Иерархическая структура кодов в Оpen Plan
|
|
|
+
|
|
|
+Кроме того, в Оpen Plan предусмотрена возможность создания иерархической структуры ресурсов (исполнителей, оборудования, материалов, затрат), что позволяет выбирать степень детализации при просмотре загрузки ресурсов, проводить планирование и назначение ресурсов на суммарном уровне.
|
|
|
+
|
|
|
+Коды затрат назначаются работам, по которым эти затраты проводятся.
|
|
|
+
|
|
|
+Это позволяет просмотреть упорядоченный по видам затрат список работ и оценить итоги по каждой группе.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.7. Диаграмма Гантта с разбиением списка работ на группы по кодам в Оpen Plan
|
|
|
+
|
|
|
+### Планирование и контроль сроков
|
|
|
+
|
|
|
+Процедуры временного анализа, заложенные в Оpen Plan, позволяют определить:
|
|
|
+
|
|
|
+- общую продолжительность проекта;
|
|
|
+- возможную раннюю дату его окончания;
|
|
|
+- даты начала и окончания задач проекта;
|
|
|
+- временные резервы;
|
|
|
+- критические задачи.
|
|
|
+
|
|
|
+По умолчанию Оpen Plan требует указывать длительность работ.
|
|
|
+
|
|
|
+В некоторых областях, например, в строительстве, проект изначально планируется не по длительностям работ, а по их объемам (по трудоемкости).
|
|
|
+
|
|
|
+В Оpen Plan эта возможность реализуется через расчет длительности на основании назначенных ресурсов (задавая их мощность) или по алгоритму, задаваемому пользователем.
|
|
|
+
|
|
|
+Отображение критического пути проекта возможно несколькими способами, включая выделение цветом на экране или получения отчетов, содержащих информацию только по задачам критического пути.
|
|
|
+
|
|
|
+### Планирование и контроль ресурсов
|
|
|
+
|
|
|
+#### Типы ресурсов
|
|
|
+
|
|
|
+Все многообразие видов ресурсов целесообразно, с точки зрения модельного описания задач календарного планирования, разделить на следующие основные типы:
|
|
|
+
|
|
|
+- возобновляемые ресурсы (их называют еще воспроизводимыми, не складируемыми, не накапливаемыми);
|
|
|
+- расходуемые ресурсы;
|
|
|
+- ресурсы с ограниченным сроком годности ( можно запасать в течение некоторого времени, по истечении которого неиспользованные остатки не переносятся на следующие интервалы и "пропадают").
|
|
|
+
|
|
|
+Иерархическая структура ресурсов
|
|
|
+
|
|
|
+В Оpen Plan предусмотрена возможность создания иерархической структуры ресурсов (исполнителей, оборудования, материалов, затрат), что позволяет выбирать степень детализации при просмотре загрузки ресурсов, проводить планирование и назначение ресурсов на суммарном уровне.
|
|
|
+
|
|
|
+Объединение ресурсов в один пул предоставляет средство для описания иерархической структуры ресурсов, просмотра назначений ресурсов с желаемым уровнем детализации.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.8. Иерархическая структура ресурсов в Оpen Plan
|
|
|
+
|
|
|
+Общие характеристики ресурса
|
|
|
+
|
|
|
+Отнесение ресурсов к разнообразным классам (людские, оборудование, финансовые) дает возможность получать отчеты о загрузке и затратах только по интересующей группе.
|
|
|
+
|
|
|
+При стоимостном анализе затраты подразделяются на финансовые затраты и затраты на ресурсы.
|
|
|
+
|
|
|
+Количество имеющихся ресурсов на любой момент реализации проекта описывается параметром доступность.
|
|
|
+
|
|
|
+Для возобновляемых ресурсов этот параметр определяется доступным количеством в определенные временные интервалы.
|
|
|
+
|
|
|
+Для расходуемого ресурса - это общее количество и дата, с которого он поступает в распоряжение.
|
|
|
+
|
|
|
+Для ресурсов с ограниченным сроком - общее количество и временной отрезок, за которое ресурс можно употребить.
|
|
|
+
|
|
|
+В Оpen Plan имеется опция, задающая изменение стоимости ресурсов во времени - удорожание,т.е. если после какого-то срока происходит удорожание или удешевление ресурса, то изменения отражается в результатах стоимостного анализа.
|
|
|
+
|
|
|
+Квалификации ресурсов
|
|
|
+
|
|
|
+В системе определено понятие квалификаций.
|
|
|
+
|
|
|
+Для работы можно определить потребность в количестве ресурсных единиц и квалификации ресурса. Это предоставит возможность менеджеру проекта не назначать на ее выполнение конкретный ресурс, а с помощью Оpen Plan выбрать наименее загруженный в период выполнения работы ресурс с необходимой квалификацией (например, может ли сотрудник провести учебные курсы по внедряемой в организации системе - квалификация УЧ_КУРСЫ).
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Менеджер принимает решение о том, устраивает ли его предложенный системой ресурс - нажатие кнопки Принят, при которой квалификация переходит в графу Альтернативный, а предлагаемый ресурс в Требуемый, то есть при новом запуске процедуры ресурсного планирования, если предлагаемый ресурс К_ПР.SD.SERGEY KOLCHIN окажется задействованным на других работах, будет учитываться, что можно предложить на работу другого исполнителя, обладающего данной квалификацией.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Нажатие кнопки Принят переводит к тому, что Предлагаемый ресурс становится Требуемый, а нужная квалификация переводится в поле Альтернативный.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Менеджер может зафиксировать предложенный вариант назначения - "окончательно и бесповоротно" назначить исполнителя на работу (нажатие кнопки Заперт переводит предлагаемый ресурс в Требуемый, однако колонка Альтернативный остается пустой).
|
|
|
+
|
|
|
+#### Резервирование ресурсов
|
|
|
+
|
|
|
+Оpen Plan обладает средствами для резервирования ресурсов на проекты, при этом резервирование может проводиться для любого уровня иерархии ресурсов.
|
|
|
+
|
|
|
+Например, можно зарезервировать целый отдел или конкретного человека под проект.
|
|
|
+
|
|
|
+При резервировании конкретного специалиста поддерживаются два режима:
|
|
|
+
|
|
|
+- Полное резервирование ресурса
|
|
|
+- Частичное резервирование ресурса
|
|
|
+
|
|
|
+При резервировании конкретного ресурса, в отличие от резервирования пула, можно проводить резервирование на определенный интервал времени или на определенную степень загрузки.
|
|
|
+
|
|
|
+Например, специалист может быть зарезервирован на 50% рабочего времени для данного проекта на заданные 6 месяцев.
|
|
|
+
|
|
|
+#### Назначение ресурсов на задачу
|
|
|
+
|
|
|
+Оpen Plan предоставляет два способа описания расходования ресурса на работе:
|
|
|
+
|
|
|
+- количество ресурсов, используемых за день работы
|
|
|
+- общее количество ресурсов на все время работы, определив характер - кривой расходования (увеличение количества в начале, конце, середине, равномерная загрузка).
|
|
|
+
|
|
|
+#### Анализ ресурсного обеспечения работ проекта
|
|
|
+
|
|
|
+Менеджер проекта может задавать собственные правила для планирования ресурсов, в том числе определять приоритетность работ. При стандартной схеме планирования сначала должны выполняться работы, лежащие на критическом пути, поскольку промедление в их выполнении приведет к задержке всего проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.9. Окно Диаграммы Гантта с ресурсной гистограммой
|
|
|
+
|
|
|
+### Планирование и контроль затрат
|
|
|
+
|
|
|
+Анализ стоимости работ на основании фактической выработки
|
|
|
+Основу системы контроля стоимостей на основании фактической выработки образуют:
|
|
|
+
|
|
|
+- Плановая Стоимость Запланированных Работ,
|
|
|
+- Плановая Стоимость Выполненных Работ,
|
|
|
+- Фактическая Стоимость Выполненных Работ
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.10. Гистограмма затрат в Оpen Plan
|
|
|
+
|
|
|
+### Анализ рисков
|
|
|
+
|
|
|
+Анализ рисков в Оpen Plan реализуется следующими средствами:
|
|
|
+
|
|
|
+- Процедуры ввода вероятностного распределения для избранных или всех работ проекта.
|
|
|
+- Выполнение анализа рисков по методу Монте-Карло для определения вклада вероятностей в даты проекта.
|
|
|
+- Предоставление отчетов, которые используются для анализа влияния неопределенностей на реализацию проекта.
|
|
|
+
|
|
|
+Аналитические инструменты базируются на методе Монте-Карло.
|
|
|
+
|
|
|
+Для задач, по которым менеджер затрудняется определить сроки выполнения, задаются пессимистические и оптимистические оценки длительности.
|
|
|
+
|
|
|
+Гистограмма рисков дает детальную картину вероятностного распределения высчитанных дат для ключевых работ в проекте.
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+
|
|
|
+Рис. 7.11. Гистограмма рисков по дате раннего начала работы в Оpen Plan
|
|
|
+
|
|
|
+Гистограмма показывает процент случаев, приведших к выпадению раннего начала на указанный интервал.
|
|
|
+
|
|
|
+По левой оси Оpen Plan рисует шкалу с процентами итераций анализа рисков, при которых даты попали в определенный интервал.
|
|
|
+
|
|
|
+На правой оси представлено суммарное распределение дат.
|
|
|
+
|
|
|
+### Многопроектное планирование.
|
|
|
+
|
|
|
+Объединение проектов служит двум целям:
|
|
|
+
|
|
|
+- во-первых, можно проводить анализ загрузки ресурсов и расходования финансов на них в масштабах проектов всего предприятия,
|
|
|
+- во-вторых, есть возможность обеспечить среду для интегрированного программного управления большими комплексными проектами, разбитыми на мелкие подпроекты.
|
|
|
+
|
|
|
+У каждого подпроекта может быть свой файл ресурсов.
|
|
|
+
|
|
|
+Можно задавать связи между работами различных внешних подпроектов, которые потом будут видны в отдельных файлах проекта.
|
